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Le guide complet du photographe d’événement d’entreprise

autorisation photo entreprise

Envisagez-vous de devenir photographe d’événement ? Ce guide va vous donner un aperçu de ce que ce travail implique et des étapes à suivre pour commencer votre carrière de photographe professionnel. À la fin, vous aurez donc une feuille de route avec les fondamentaux pour commencer.

Qu’est-ce que la photographie d’événement ?

La photographie événementielle peut regrouper une vaste catégorie de photographies professionnelles. Nous associons souvent photographie d’évènement et photographe de mariage mais il existe de nombreux évènements qui nécessitent également la présence d’un photographe professionnel.
Comme ce guide traite uniquement de la photographie d’évènements professionnels, voici des exemples d’évènements que vous pourriez couvrir : soirée d’entreprise, team building, congrès, remises de prix ou de diplômes, inauguration, lancement de produit, conférences…

Qui peut devenir photographe d’évènement ?

La photographie d’événement s’adapte à tout un tas de personnalités. Souvent, le type de personnalité d’un photographe se reflète dans son travail. Il existe des photographes très discrets comme d’autres très extravertis. Mais, je pense quand même que pour faire un bon photographe d’évènement il faut à la fois ne pas avoir peur de la foule ou de monter sur scène et également savoir se faire tout petit pour qu’on vous oublie.
En dehors de votre personnalité, devenir photographe d’évènement aura aussi des conséquences sur votre rythme de vie. Les évènements ont souvent lieu le soir, c’est une spécialité très intense et physique et il faut être très organisé pour pouvoir retoucher le nombre important de photos que vous allez prendre.

Commencer sa carrière de photographe d’évènement

Commencer peut-être difficile. Vous êtes dans la situation classique où vous avez besoin d’un book pour que les entreprises vous fassent confiance, mais vous avez besoin de travail pour construire votre book. Alors, comment débuter ?

Vous n’avez pas besoin de travailler gratuitement pour commencer. Je vous suggère plutôt de travailler pour vous-même. Devenez le photographe d’événement non officiel de votre propre vie. Vous n’avez pas besoin d’être le photographe officiel d’un événement pour vous exercer et commencer à construire votre book.

Vous pouvez déjà assister à de nombreux événements que vous pouvez photographier. Par exemple, des vernissages, des meet-up, des conférences….
Inscrivez-vous à des évènements professionnels, prenez votre appareil photo et entrainez-vous.

En plus de vous permettre de créer votre portfolio cela vous fera gagner en visibilité. Choisissez des évènements où les chefs d’entreprise sont susceptibles de se rendre et n’hésitez pas à entamer la conversation avec eux.
Et si un organisateur d’évènement vous demande pourquoi vous prenez des photos, soyez honnête et proposez-lui de lui envoyer quelques photos gratuitement.

Comment j’ai commencé comme photographe d’évènementiel à Toulouse

Quand je suis revenu à Toulouse après avoir été assistante photo sur Lyon je n’avais que très peu de photographies d’évènements dans mon book.
Comme la plupart des photographes j’avais fait pas mal de photographies de mariage pour me lancer mais il était hors de question que je montre cela à des entreprises…

J’ai donc fait le tour de mon réseau pour savoir à quels types d’évènements se rendaient mes amis entrepreneurs et j’ai commencé à y assister en amenant mon appareil photo.

Le tout est d’être sûr de soi quand vous prenez des photos et presque personne ne vous demandera qui vous êtes !

Quand je discutais avec quelqu’un à ce type de soirée je prenais sa carte de visite et je lui envoyé ensuite une ou de photos de lui à l’évènement avec un gentil mot.

Et bien entendu je faisais pareil aux organisateurs des évènements.

Du coup j’ai commencé à me créer mon propre réseau sans pour autant faire de réel démarchage.

La deuxième grosse étape a été de contacté le club de handball de Toulouse dont j’avais les coordonnées par un ami pour leur proposer de faire les photos de leur soirées partenaires en échange de l’adhésion.

Ils ont bien entendu accepté et boum j’ai eu accès à des soirées avec de grandes entreprises alors que je n’aurais jamais pu me payer l’adhésion en temps normal.

Ces entreprises voyez recevez les photos des soirées et voyez donc mon travail régulièrement.

Dans leur tête j’étais la spécialiste des évènements professionnels et cela m’a rapidement rapporté de gros contrat.

Devriez-vous travailler gratuitement comme photographe d’évènementiel ?

Ce n’est pas parce que vous voulez quelque chose et que cela vous est bénéfique que vous devriez le faire gratuitement.

Mon opinion sur le travail gratuit est la suivante : si vous faites quelque chose qui a de la valeur, ne le faites pas gratuitement. Qu’est-ce que je veux dire par là ? Si une entreprise qui a les moyens de payer un photographe essaie de vous convaincre de faire quelque chose de gratuit, ne le faites jamais.
Selon-moi il doit toujours y avoir une contrepartie concrète à votre travail.
Mais comme je l’expliquais plus haut cela peut tout à fait prendre une autre forme que de l’argent comme une adhésion ou un service que propose l’entreprise pour qui vous travaillez.

Devez-vous travailler pour un autre photographe gratuitement ?

Question plus difficile…
Du coup, ça dépend. J’ai commencé comme assistante et bien entendu je n’étais pas payé… J’ai appris énormément et cela a fondé les bases de ma carrière de photographe. Par contre je suis persuadée avec le recul que mon travail méritait d’être payé.
Il m’est aussi arrivé de prendre des stagiaires non rémunérés. Mais dans ce cas-là ils ne sont jamais là comme un vrai assistant, ils sont là pour apprendre. Je réalise le reportage comme si je n’avais pas d’assistant et cela leur permet de doubler les photos pour avoir leur propre reportage. Ensuite, lorsqu’ils sont autonomes de A à Z je peux les embaucher comme assistant pour m’aider sur certaines prestations

Ce que vous pouvez apprendre d’un autre photographe professionnel

Doubler une prestation pour un photographe chevronné a été une expérience passionnante pour moi. C’est en travaillant avec lui que j’ai pu mettre en pratique tout ce que je savais de la photographie. Une grande partie de la photographie s’apprend par la pratique et j’ai pu le faire sans la pression d’être la photographe principale. Comprendre les bases de la photographie est une chose, mais la mettre en pratique en est une autre.

Travailler avec un autre photographe vous permet de vous challenger. De regarder les angles de vue qu’il photographie et d’en chercher de nouveaux. Et bien entendu cela vous permet aussi d’avoir des conseils concrets lors de l’évènement pour réussir vos photos.

Travailler avec du super matériel photo

L’un des trucs les plus géniaux quand on travaille comme assistant est d’avoir accès au matériel d’un photographe plus expérimenté. Je me souviens encore du soir où on m’a prêté un Nikon D3 et un 70-200mm alors qu’à l’époque j’avais un pauvre Nikon D80 et un 50mm. En plus d’être très lourd, j’ai pu pour la première fois avoir une optique avec un piqué de fou et me permettre de monter la sensibilité sans risquer d’avoir trop de bruit sur mes photos.
Vous verrez que vous allez petit à petit construire votre équipement photo, appareils photo, optiques, flashs…et travailler avec un autre photographe vous permettra de tester le matériel avant de l’acheter. Vous saurez ainsi bien mieux ce qui vous plait et comment vous pouvez obtenir le type de photos que vous aimez.

Qu’ai-je appris d’autre ?

Bien que j’ai appris ce que je pouvais faire en tant que photographe d’événement, j’ai aussi appris ce que je ne voulais pas faire.

J’ai compris le type de clients avec lequel je m’éclatais et comme je devais me comporter durant un reportage.
Et bien entendu j’ai énormément appris sur la retouche photo. Comment créer un process de retouche avec Lightroom, comment choisir les bonnes images et comment archiver toutes mes images.

Tirez parti de votre réseau pour trouver des clients comme photographe d’évènementiel

Réfléchissez bien…peut-être connaissez-vous quelqu’un qui est ou connaît un photographe ou peut-être connaissez-vous un organisateur d’événements.
La plupart des gens en début de carrière pensent qu’ils n’ont pas de réseau ou n’osent pas demander.
Vous devez au contraire faire savoir à un maximum de personnes que vous être photographe d’évènementiel et leur expliquer le type d’évènements que vous pouvez couvrir.
Quand vous rencontrez une personne intéressante n’hésitez pas à prendre ses coordonnées et à lui faire un petit mail en mode « Bonjour, on s’est rencontré hier soir à tel évènement. J’ai beaucoup aimé discuter avec vous et j’espère que vous aussi. Si vous avez une connaissance qui cherche un photographe d’évènementiel je serais heureux de l’accompagner. Ce sera peut-être l’occasion de nous revoir ! Bisous bisous » (non je rigole sur le bisou c’était juste pour voir si vous suivez)
Un mail simple et sympathique et c’est tout. Ce n’est pas agressif et comme ça la personne à vos coordonnées professionnelles si besoin.

Avec le recul je dirais que j’ai fondé mon entreprise sur le bouche-à-oreille, mais cela prend beaucoup de temps, même à Toulouse.
En parallèle du réseau vous pouvez vous lancer sur les réseaux sociaux et créer un site internet bien référencé pour vous faire connaitre.

Achat du matériel de photographie pour l’évènementiel

Boitier d’appareil photo

Les boîtiers d’appareil photo coutent chers et perdent rapidement de la valeur… Et oui c’est la dure réalité.
Vous allez acheter un appareil, commencer à le prendre en mains et lorsque vous aurez toutes les connaissances pour l’utiliser à son plein potentiel il existera déjà des appareils bien plus performants.

Voilà pourquoi je n’ai jamais acheté un appareil photo neuf…
Évidemment je ne vous dis pas de prendre un appareil datant d’il y a 10ans ! mais vous n’êtes pas obligés de prendre le dernier modèle qui vient de sortir.
En plus la photographie d’évènement ne nécessite pas d’avoir le meilleur appareil du monde. Vos photos ne vont pas être imprimées en énorme et vous n’avez pas besoin de faire 10 000 photos à la seconde (ne laissez pas le doigt appuyer sur le déclencheur si vous ne voulez pas passer 6mois à retoucher votre reportage…).

Personnellement j’ai besoin d’un appareil plein format avec une bonne résolution, qui puisse monter en sensibilité pour les photos avec peu de lumière ambiante et d’un boitier assez silencieux pour que les gens ne se retournent pas quand je prends une photo derrière eux.
Et comme je suis assez petite j’ai opté pour un boitier pas trop lourd que je puisse supporter toute la journée. Mon cher et tendre est donc un Nikon D750 (son miroir fait encore un peu trop de bruit mais sinon je le trouve parfait).

Je préfère largement investir dans des objectifs que de changer mes boitiers régulièrement.

Quels objectifs acheter pour de la photo d’événement ?

C’est simple. Le premier objectif que vous devriez acheter est un objectif 24-70mm. Cet objectif vous donnera un champ de vision parfait pour les ¾ de vos photos.
Le deuxième objectif que vous devriez acheter son grand frère le 70-200 mm, essentiel pour de nombreux types de photographie d’événement, en particulier lorsque vous devez photographier un intervenant sur scène, par exemple.

Et en plus de ces deux objectifs j’utilise de temps en temps un grand angle, notamment lorsqu’on vient me voir en me disant : hey ce serait super de faire une photo de groupe avec les 300 participants dans cette minuscule salle sans recul.
Je l’aime bien aussi parce que je peux me glisser sur scène et faire des photos avec une super ambiance quand le speaker est au 1er plan.
Évidemment il est interdit de couvrir tout un reportage au grand angle si vous ne voulez pas que le résultat soit complètement sans émotions !

Quand vous achetez vos objectifs pensez bien qu’ils vont vous accompagner pendant un long moment et prenez le temps de comparer les différents constructeurs.
Je suis fan de Nikon mais Sigma et Tamron font de très bons objectifs aussi pour souvent bien moins cher…

Cartes mémoire et batteries

Vous pouvez économiser de l’argent en n’achetant pas de cartes mémoire dotées d’une grosse capacité de stockage. Deux cartes de 32 Go, par exemple, coûtent généralement beaucoup moins qu’une carte de 64 Go. Mais assurez-vous d’acheter des cartes mémoire de qualité avec des vitesses de lecture / écriture rapides.
De mon côté j’ai tout le temps deux cartes de 32 Go dans mon appareil et je n’ai jamais eu besoin de plus malgré le poids de chaque fichier Raw.
Quand je pars à l’étranger couvrir des évènements j’en emporte 2 de plus et je prends aussi mon Macbook pour décharger les photos au fur et à mesure sur un disque dur externe.

Concernant les batteries il vous en faudra au minimum une de rechange. Avant tout reportage, contrôlez et chargez vos batteries au maximum. Et prévoyez toujours dans votre sac photo ou votre voiture un chargeur de secours. Vous trouverez forcément sur l’évènement une prise de disponible pour y recharger votre batterie.

Flash cobra pour de l’évènementiel

Lorsque j’ai commencé en tant que photographe, il n’existait pas beaucoup d’alternatives viables à un flash Canon ou Nikon.
Mais depuis de nombreux constructeurs ont comblé ce vide et vous proposent des flashs cobra à des prix enfin abordables. J’ai toute une série de flash Yongnuo YN568 qui coutent chacun moins de 150€ (soit un quart du prix d’un flash Nikon).

Quoi qu’il en soit je ne suis pas super fan du flash cobra pour de l’évènementiel du coup ce n’est vraiment pas là que j’irai mettre mon argent.

Par contre j’ai deux supers flashs Profoto D1 parce que ceux sont des flashs de studio sans fil que je peux monter n’importe où facilement pour une animation ou pour éclairer une remise de diplômes.

Fixer vos tarifs en tant que photographe d’évènement

Il y a beaucoup d’articles sur la façon de fixer vos tarifs comme photographe, la plupart d’entre eux se concentrant sur la description détaillée de votre temps et la facturation appropriée. Mais la vérité c’est que personne ne se soucie du temps que vous passez en prise de vue, retouche, démarchage et comptabilité.
Je rigole toujours quand j’entends un confrère photographe qui me dit « Mais tu comprends j’ai des charges, je ne peux pas facturer en dessous de 800€ la journée ».
Mais votre client se moque de vos charges. Il veut savoir la valeur que vous allez lui apporter pour ces 800€ et peut être que cette valeur va bien au-delà des 800€.

Pour commencer, regardez le taux horaires que pratiquent les photographes de votre région (vous pouvez leur demander gentiment ou vous faire passer pour un potentiel client pour le savoir). Mettez-vous sur la fourchette basse sans pour autant être trop bas. Si vous passez en dessous des 80-100€/heure c’est que vous êtes allé trop bas selon moi mais ça ne devrait pas vous tuer si vous rectifiez le tir rapidement.
Prenez de l’assurance, comprenez ce que veulent vraiment vos clients et augmentez vos prix petit à petit.
Vous pouvez aussi proposer des options que votre client sera libre de choisir ou non (galerie en ligne, retouche ultra méga rapide…). Cela vous permet d’augmenter le montant de vos devis sans que votre client se dise que faire appel à vos services et forcément cher.
Et dernier petit conseil, ne vous déplacez par pour une seule heure. Expliquez à vos clients que pour avoir suffisament de photos différentes il faut prévoir au minimum 2 heures de présence.
Personnellement, je préfère refuser les trops petits évènements car cela me bloque quand même au minimum 2 heures avec les trajets sans compter toute la partie retouche, création de galerie et l’administratif.

Préparer un évènement comme un pro

Dans le monde professionnel contrairement aux particuliers, il est très peu probable que votre client veuille vous rencontrer avant l’évènement.
Par contre il vous faut absolument certains détails avant le jour J :

  • Le déroulement de l’événement.
  • La liste des personnes à photographier absolument
  • Le type de photos qu’ils apprécient, ils vous ont choisi donc normalement ils aiment votre style mais il vaut mieux revérifier.
  • Votre interlocuteur sur place et ses coordonnées

Le jour de votre reportage évènementiel

Je recommande toujours de partir tôt pour un événement. Personnellement, je calcule le temps qu’il me faudra pour me rendre à l’évènement et je rajoute au minimum 30min voire une heure.
Ca me laisse le temps de faire le tour du lieu sur place, de discuter avec les organisateurs et autres prestataires et de commencer tranquillement ma prestation.

Il Côté tenue, il est important d’agir et de s’habiller de manière professionnelle pour pouvoir se fondre dans l’ambiance.
Un joli jean, une belle veste et des chaussures dans lesquelles vous êtes bien mais qui fassent pro et le tour est joué.
Certains vous diront de porter du noir, d’autres que votre tenue n’a pas d’importance et que seules les photos comptent.
Personnellement je me sens beaucoup mieux quand je suis bien habillée et que je ne dénote pas avec l’évènement.
Et surtout : n’oubliez pas de toujours avoir l’air agréable.
A la base personne n’aime être photographié par un inconnu…mais souriez et les gens en feront de même. Et si une personne vous dit qu’elle ne veut pas être photographiée c’est son droit, ne la forcez.

Quel devrait être votre objectif lorsque vous photographiez un événement ?

Les détails comptent lors d’un événement. Les organisateurs ont mis beaucoup d’énergie pour produire un événement avec une multitude de détails importants.
Mais chaque évènement à un objectif principal et vous devez bien le comprendre pour que vos photos aillent dans le bon sens. Discutez pour cela avec les organisateurs et demandez-leur quelle utilisation ils vont faire des photos.
Bien que le travail d’un photographe consiste en partie à capturer des détails, son objectif devrait généralement consister à capturer des moments déterminants. Ces moments racontent une histoire et évoquent un sentiment quel que soit le type d’événement. Chaque photo livrée doit avoir un sens. Il peut s’agir d’une émotion, de la réaction d’une personne ou d’une photo générale qui représente l’ambiance, mais chaque image doit avoir une signification.

Ne prenez jamais de photo pour le simple fait de livrer un maximum d’images. Les organisateurs d’événements et les responsables communication n’ont pas besoin de milliers d’images médiocres, mais de photographies qu’ils peuvent réellement utiliser.
Lors d’événements privés, les gens veulent généralement des images riches en émotions qui les ramènent à un moment. Alors que pendant un congrès il faudra valoriser les intervenants et l’ampleur de l’évènement en premier lieu.

Comment choisir les photos à livrer

C’est uniquement votre rôle de sélectionner vos photos et non celui de votre client.

Les personnes qui vous engagent pour photographier un événement professionnel ne veulent pas avoir à passer du temps sur la sélection des photos. Chaque photographie livrée doit être unique et avoir de la valeur pour votre client, c’est pour cela qu’il vous a embauché.
Si vous prenez plusieurs photos d’une même scène durant un évènement, choisissez la meilleure et ne livrez que celle-là. Vous pouvez éventuellement en garder une seconde pour la traiter en noir et blanc.
Je suis persuadée qu’il faut être fier de chacune des photos qui compose le reportage livré au client. Si vous avez un doute sur une photo c’est certainement qu’elle n’est pas vraiment bonne donc ne la livrée pas.

Gardez à l’esprit que la plupart des photos que vous livrez doivent être utilisables pour la communication de votre client. Il s’agit donc de son image de marque et vous devez lui livrer des photos à la hauteur de cette dernière.

Comment je sélectionne mes photos

Honnêtement…ce n’est pas la partie la plus sympa du boulot de photographe évènementiel. C’est long, et ça nécessite beaucoup de café pour rester concentrer de A à Z.

En général j’essaie de ne pas trop tarder après un évènement pour retoucher les photos. De cette manière je suis encore dans l’ambiance et je me souviens parfaitement des moments photographiés.
J’importe toutes mes photos dans Lightroom, j’applique une première retouche à tout le reportage et je commence ensuite le tri en mettant une étoile à toutes les photos intéressantes.
Avec l’expérience je suis maintenant capable de savoir directement les photos que je veux livrer mais quand j’ai commencé je faisais deux passages. Un premier avec une étoile pour marquer les photos utilisables et un second avec deux étoiles pour garder dans cette sélection uniquement les photos à livrer.
Sur ces photos finales, j’affine la retouche, je les recadre pour recentrer le regard sur ce qui est important et je crée des copies des images les plus marquantes pour les livrer également en noir et blanc.
Je pense que la base du reportage doit absolument être en couleurs car c’est ce qui colle le mieux à la réalité de l’évènement mais certaines photos avec une lumière particulière ou beaucoup d’émotion sont également magnifiques en noir et blanc.

En parallèle du travail pour mon client j’aime bien appliquer 3 étoiles aux photos clés du reportage afin de pouvoir les exporter pour mon propre site internet. C’est beaucoup plus facile quand vous êtes en train de retoucher le reportage de choisir celles que vous voulez utiliser pour votre propre communication plutôt que de revenir des semaines plus tard les choisir pour les intégrer à votre book.

Une fois toutes les photos exportées je laisse passer quelques heures et je les re-regarde en version Jpeg avant de les livrer au client. Il m’arrive parfois de supprimer quelques photos à cette étape finale si je trouve qu’elle n’apporte rien au reportage.

La livraison de vos photos d’évènement 

Vous devriez toujours discuter du délai de livraison avec votre client avant la signature du devis. La plupart des clients ne savent pas tout le travail de retouche que vous devez faire et pensent qu’ils pourront avoir les photos dès le lendemain de l’évènement.
En général je dis à mes clients qu’il me faudra une semaine pour leur livrer les photographies. Cela me laisse le temps de les retoucher tranquillement tout en effectuant mes autres shootings.
Bien entendu si le client a besoin de quelques photos rapidement pour une communication spéciale ou pour une parution presse, je l’inclus dans le devis et je lui livre une première sélection de photos.
De cette manière il peut communiquer avec de belles photos mais je ne me presse pas à retoucher tout le reportage.

Pour livrer vos photos finales vous avez de multiples possibilités (cloud, wetransfer, galeries en ligne, clé usb…).
Depuis plusieurs années j’ai choisi d’utiliser Shootproof qui me permet de créer de belles galeries avec des sous-dossiers. De cette manière mes clients peuvent visualiser leurs photos, télécharger le reportage mais aussi partager les photos avec les participants de l’évènement.
Il faut bien comprendre que si c’est trop compliqué vous votre client de partager ses photos, elles vont finir sur un disque dur ! Votre travail de photographe consiste aussi à lui apporter une solution pour que ces photos sont utilisées et diffusées le plus possible.

Gardez le contact avec vos clients

Je pense que votre relation avec votre client ne devrait pas s’arrêter à la livraison de vos photos.

Bien entendu la première étape après la livraison des images est de savoir ce que votre client en a pensé. Vous pouvez aussi en profiter pour savoir quelles photos il va utiliser sur ses supports marketing. De cette manière vous pourrez aller y jeter un œil et lui refaire un gentil mail en lui disant que vous appréciez telle ou telle chose.
N’hésitez pas aussi à lui demander s’il prévoit d’autres évènements dans l’année afin de discuter de l’intérêt de refaire appel ou non à vos services (tous les évènements professionnels ne méritant pas non plus d’être couverts par un photographe).
Et idéalement demandez-lui aussi de vous laisser un avis sur Google avec ce qu’il a pensé de votre collaboration.
Le plus dur est ensuite de maintenir le lien dans le temps.
Personnellement je regarde régulièrement les sites de mes clients et notamment la partie actualités pour savoir ce qui se passe dans l’entreprise.
Vous pouvez aussi les suivre sur les réseaux sociaux afin d’être tenu au courant de cette actualité.
Ainsi il suffira souvent d’un mail pour que vos clients se souviennent à quel point vous faites du super travail.
Et en complément j’appelle tous mes clients en début d’année pour leur souhaiter la bonne année et savoir comment ils vont. C’est une action commerciale très simple et agréable qui me permet de rester en lien avec eux de manière humaine et qui m’amène souvent de nouveaux projets photo.
Vous pouvez aussi créer une newsletter que vous enverrez à tous vos clients. L’idée n’étant pas de faire une newsletter autocentrée avec la liste de vos nouveaux shootings mais de trouver ce qui pourrait les intéresser. Vous pouvez y mettre des astuces de communication, des tendances, vos derniers articles de blog et y glisser de manière subtile la liste de vos nouveaux clients pour montrer que de plus en plus de professionnels font appel à vous. Et oui les gens aiment travailler avec les meilleurs donc vous devez aussi travailler votre notoriété.

Conclusion

À ce stade, vous devriez avoir à la fois une feuille de route pour vous lancer dans la photographie d’événement professionnel et une idée générale de ce que vous allez proposer.
N’oubliez pas que la photographie professionnelle est un domaine de plus en plus concurrentiel, qui demande du travail, du temps et de la persévérance.

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